Conservazione sostitutiva: basta carta in azienda

26/ott/2010 09.02.24 Sara Borsari Contatta l'autore

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Immaginate la quantità di carta che viene utilizzata in una grande azienda ogni giorno. Quanti documenti vengono archiviati dentro ai cassetti di ogni dipendente e tutte le pratiche archiviate nei faldoni che finiscono dentro armati che una volta riempiti non verranno mai, o quasi, riaperti. Pensate a tutti i documenti fiscali che vanno archiviati con criterio, validati, ricontrollati e messi a disposizione dei pubblici ufficiali ad un eventuale controllo. Pensate alle comunicazioni ufficiali, alla corrispondenza legale e alle circolari inviate e ricevute nelle varie sedi. Pensate ora anche che tutti quei documenti in un futuro, lontano o meno, dovranno essere riaperti per lavorare una seconda volta la pratica o per recuperare dei dati. Quanto tempo ci vorrà per ritrovare quello che ci serve? E pensare che la maggior parte di quei documenti sono stati generati da un computer. Scritti con un programma e poi stampati per finire nel faldone.

E se quei documenti potessero essere archiviati direttamente in formato digitale, conservando la loro natura di documento non alterabile e quindi significativo ai fini fiscali e digitali? Le aziende hanno ormai l’opportunità di organizzare il lavoro in maniera totalmente informatica mediante le procedure di conservazione sostitutiva dei documenti. In questo modo, dotandosi di mezzi come il kit firma digitale, la posta elettronica certificata e la possibilità di realizzare la fatturazione elettronica, le aziende potrebbero fare un passo nel futuro oltre a contribuire al rispetto dell’ambiente. 

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