La gestione dei cataloghi per parti di ricambio

interattivi è estremamente semplice: sia che si faccia affidamento su software,

17/nov/2005 10.40.41 Components Engine Contatta l'autore

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La gestione dei cataloghi per parti di ricambio

Se un tempo la necessità di fornirsi di un catalogo per parti di ricambio interattivo era sentita soprattutto dalle grandi aziende, oggi questa è anche un’esigenza delle piccole e medie imprese, sempre più interessate alle opportunità di vendita offerte dal mondo virtuale. Per questo motivo le società che si occupano della gestione dei cataloghi per parti di ricambio si stanno moltiplicando e la gamma delle loro offerte è sempre più diversificata.
Queste aziende si dividono in due grandi gruppi: quelle che forniscono un prodotto e quelle che forniscono un servizio. Le prime vendono un software e l’assistenza necessaria al cliente per lavorare con questo strumento; le seconde, oltre a garantire l’assistenza, si occupano in loco della costruzione del catalogo, raccogliendo direttamente dal cliente le informazioni necessarie da inserire nel catalogo. Sia le une sia le altre garantiscono fondamentalmente tre cose: la creazione del catalogo, una gestione dello stesso particolarmente flessibile ed adattabile alla diverse necessità delle imprese e la possibilità di pubblicazione su Internet, su cd-rom o su supporto cartaceo.
Ma perché un’impresa dovrebbe dotarsi di un catalogo interattivo per parti di ricambio? La risposta data dalle principali case produttrici di questo strumento è essenzialmente una: per facilitare notevolmente il processo di post-vendita, riducendo il margine di errore degli ordini sia da parte del cliente sia da parte dell’impresa, velocizzando il lavoro in maniera considerevole ed ottimizzando la gestione delle risorse umane; in poche parole per aumentare la produttività e ridurre i costi. Un ulteriore input per abbattere la possibile diffidenza delle imprese verso questo tipo di prodotto/servizio è dato dal fatto che la manutenzione dei cataloghi per ricambi interattivi è estremamente semplice: sia che si faccia affidamento su software, sia che ci si affidi all’esperienza di un’azienda sono stati previsti metodi per l’aggiornamento continuo del catalogo interattivo ai progressi della propria azienda e alle novità che il mercato offre in ogni momento. I disegni esplosi, solo per fare un esempio, possono essere modificati, ampliati e perfezionati in tempo reale. Ovviamente quest’ ultima azione risulta immediata nel caso si disponga di un software completo per la gestione dei cataloghi per parti di ricambio, lo sarà meno se ci si affiderà ad un’azienda esterna.

1. Software per la gestione dei cataloghi per parti di ricambio

In generale questi prodotti sono rivolti alle piccole e grandi aziende produttrici per commessa o in serie, agli studi tecnici che gestiscono i cataloghi dei ricambi per i loro clienti e al cliente finale che vuole implementare e gestire il proprio catalogo ricambi.
Gli obiettivi di un software per la gestione di cataloghi per ricambi che tutte le aziende produttrici elencano sui loro siti sono:
- Razionalizzare il processo di creazione della documentazione relativa alla problematica dei ricambi;
- Facilitare la commercializzazione della ricambistica;
- Migliorare la qualità dell’assistenza al cliente;
- Migliorare la circolazione interna all’azienda delle informazioni.
Essenzialmente questi prodotti si dividono in due grandi categorie: software composti da suite di programmi e software composti da un unico e completo programma. Per esempio tra i primi vanno inseriti software formati da suite di programmi che possono prevedere un programma per la creazione del manuale, un programma che permette agli utenti di navigare il catalogo, un programma che gestisce la sicurezza dei documenti e un portale per la pubblicazione dei cataloghi. Nel secondo gruppo, invece, vanno inseriti quei software composti da un unico pacchetto in cui all’interno si può trovare tutto il necessario per poter creare, gestire e pubblicare il catalogo.
Un’altra caratteristica che distingue questi software è che abbiano bisogno o meno di particolari requisiti di sistema. Alcuni, per esempio, per funzionare hanno bisogno di un ambiente Windows; altri, al contrario, non richiedono nessun requisito specifico. Inoltre alcuni software si appoggiano a piattaforme di altri programmi (per esempio, i software che creano in automatico documenti in Pdf necessitano di AdobeAcrobat e AcrobatReader) comportando così la necessità per l’impresa di dotarsi di questi programmi o consigliano l’introduzione di alcune applicazioni che facilitano l’utilizzo del prodotto ma i cui costi gravano sull’impresa.
Tutti questi software garantiscono alcune funzioni basilari: la stampa di una parte o di tutto il catalogo, la selezione delle parti di ricambio tramite codici o descrizioni (o altri parametri), la gestione diretta degli ordini sia da parte del cliente sia da parte dell’azienda, la navigazione del catalogo. I migliori software, invece, sono forniti di una funzione multilingua e multivaluta, della possibilità di creare disegni esplosi, di convertire direttamente la documentazione prodotta in files PDF, di pubblicare il catalogo direttamente sul sito dell’azienda, di recuperare lo storico, il tutto in modo estremamente semplice.
Raggruppando tutte le caratteristiche che le varie aziende produttrici di software di questo tipo elencano sui loro siti, si può affermare che un software per la gestione di cataloghi per ricambi che voglia essere il più completo e valido possibile deve:

- Potersi adattare a qualsiasi tipo di sistema utilizzato dall’utente (Microsoft, Mac, Linus, Apple…) o richiedere il minor numero di modifiche o aggiornamenti che potrebbero gravare sull’utente stesso;
- Prevedere la creazione, la gestione e la pubblicazione del catalogo già nella sua versione standard;
- Essere facilmente aggiornabile tramite il collegamento al sito Internet dell’azienda produttrice;
- Essere utilizzabile da subito (o dopo un corso di formazione a breve termine) anche da utenti non esperti in cataloghi interattivi;
- Essere personalizzabile e modulare, consentendo l’implementazioni di nuove funzionalità:
- Poter convertire la documentazione prodotta in diversi formati per essere facilmente stampata o inviata tramite posta elettronica nel minor tempo possibile;
- Avere un buon rapporto qualità-prezzo, avere cioè il maggior numero di funzioni nella versione base accontentando così anche la piccola impresa che non ha grandi esigenze e non ha quindi bisogno della versione più avanzata;
- Adattarsi a diversi campi di applicazione: deve cioè poter essere utilizzato da imprese che lavorano nell’ambito della meccanica, dell’elettronica, dell’alimentazione, della termoidraulica e in settori strategici come la difesa e nel settore aerospaziale.

L’azienda produttrice o distributrice deve infine fornire tutta l’assistenza necessaria per consentire all’utente di usare il prodotto e per risolvere tutti gli eventuali problemi che potranno verificarsi in futuro. Questo servizio dovrebbe essere gratuito almeno per il primo anno di collaborazione e a basso costo negli anni successivi.

2. Aziende che forniscono un servizio per la gestione dei cataloghi per parti di ricambio
A differenza delle prime, queste aziende non producono software od altri prodotti, ma si occupano della fornitura della documentazione tecnica nei confronti di tutte le imprese che intendono ottimizzare o perfezionare il proprio prodotto industriale e i processi di post vendita. A grandi linee, le differenze che caratterizzano le diverse aziende che offrono questo servizio sono simili a quelle che diversificano i vari tipi di software per la gestione dei cataloghi per pezzi di ricambio: c’è chi offre alcune funzionalità o alcuni servizi piuttosto che altri. In generale però queste aziende sono molto simili tra loro e per quanto riguarda la gestione dei cataloghi per parti di ricambio propongono tutte le stesse prestazioni: disegni esplosi; pubblicazione del catalogo su carta, Internet, cd-rom; acquisizione ed elaborazione di disegni tecnici da diversi sistemi; acquisizione ed elaborazione di distinte base tramite data base strutturati (alcune forniscono anche un servizio di creazione di glossari tecnici); modulo d'ordine per l'inserimento codici parti di ricambio…
La sostanziale differenza tra questo tipo di aziende e quelle analizzate in precedenza è che se mentre nel primo caso l’utente avrà a disposizione un pacchetto con all’interno alcuni prodotti da installare nel sistema informatico della propria azienda e da adattare alla propria produzione e che potrà gestire in futuro come meglio crederà, nel secondo caso il lavoro verrà effettuato da un gruppo di tecnici che preleveranno dall’azienda tutti i dati necessari per creare il catalogo secondo le esigenze dell’utente.

La nuova versione del software Components Engine raggruppa tutte le funzionalità avanzate, (multilingua, multivaluta, disegni esplosi,...), consentendo di soddisfare anche le richieste più esigenti garantendo ottime prestazioni a costi ridotti.

Redatto da : Dott.ssa Emma Casella - Dott.ssa Elisa Stefanini

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