COMUNICATO STAMPA: Qualicaps sceglie Esker per automatizzare documenti aziendali critici e ottimizzare il processo di fatturazione

COMUNICATO STAMPA: Qualicaps sceglie Esker per automatizzare documenti aziendali critici e ottimizzare il processo di fatturazione.

Persone Annalisa Franzetti, Jose Angel Martínez
Luoghi Esker S.A., Italia, Europa, Asia, America del Nord, Milano, Parigi, Francia, Madrid, Stati Uniti d'America
Organizzazioni NYSE Alternext, Qualicaps, Microsoft, ministero dell'economia, Samsung
Argomenti economia, impresa, commercio, informatica, industria, finanza

05/mar/2012 15.01.56 Esker Italia Contatta l'autore

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Qualicaps sceglie Esker per automatizzare documenti aziendali critici e ottimizzare il processo di fatturazione

 

Milano - 05 Marzo 2012 - Esker, autorità indiscussa in soluzioni di automatizzazione dei processi documentali, ha annunciato la conclusione di un progetto tecnologico per la divisione europea di Qualicaps, fornitore mondiale di capsule medicinali e dei relativi macchinari e tecnologia per produrle. Qualicaps, con oltre 60.000 documenti prodotti ogni anno, era alla ricerca di una soluzione per automatizzare la gestione dei propri documenti aziendali critici, della documentazione di produzione e delle fatture fornitori.

 

Il progetto, avviato al di fuori dell’headquarter europeo di Qualicaps a Madrid e comprendente tutti i propri stabilimenti in Europa, prevedeva due fasi: la prima relativa l’automatizzazione dei Certificati di Analisi e dei documenti di produzione inviati ai clienti; e la seconda, l’implementazione della soluzione di automatizzazione fatture fornitori.

 

Certificati di Analisi

Prima di implementare la soluzione Esker, i Certificati di Analisi Qualicaps, generati da un sistema IBM AS/400, venivano processati manualmente in formato PDF con oltre 150 differenti layout prima di essere convertiti. A causa delle numerose attività di revisione e approvazione effettuate da diversi membri dello staff, era difficile implementare le modifiche. Esker non solo ha semplificato questo lungo processo di formattazione e validazione attraverso l’automatizzazione, ma ha ridotto il numero dei layout esistenti e ha consentito l’approvazione e l’archiviazione elettroniche dei documenti.

 

Documentazione di produzione

Prima del coinvolgimento di Esker, la produzione e la stampa dei documenti richiedevano molto tempo - la selezione manuale dei differenti tipi di carta, colori e misure in base a 50 diversi moduli utilizzati da Qualicaps. Per ottimizzare il processo, la tecnologia Esker, integrata direttamente nel sistema IBM AS/400, ha permesso di formattare in modo dinamico i documenti utilizzando regole modificabili create per soddisfare le esigenze di Qualicaps. Grazie a Esker, Qualicaps risparmia adesso cinque ore ogni giorno nella gestione dei documenti.

 

Inoltre, Esker ha migliorato le attività di reportistica di Qualicaps generando dei report direttamente in Crystal Reports. I report, arricchiti con grafici e in grado di essere archiviati elettronicamente, hanno semplificato i processi decisionali e aiutato Qualicaps a ottenere dei vantaggi, migliorando la propria immagine verso i clienti.

 

Fatture fornitori

La seconda fase riguardava la sostituzione degli strumenti utilizzati per validare le circa 9.000 fatture fornitori all’anno Qualicaps. Le fatture fornitori, che arrivavano via posta o fax, dovevano essere controllate manualmente da uffici differenti prima dell’approvazione finale.

(continua)

Le fatture venivano consegnate a mano a coloro che si occupavano dell’approvazione, con conseguenti ritardi nei pagamenti. Qualicaps, sfruttando le funzionalità di cattura intelligente dei dati, workflow digitale e gestione touchless del processo offerte dalla soluzione Esker Accounts Payable (automatizzazione fatture fornitori), ha potuto consolidare il proprio workflow di approvazione delle fatture passive - migliorando efficienza, controllo e visibilità generali in azienda.

 

Le fatture fornitori Qualicaps scansionate entrano ora in un workflow automatizzato per essere approvate subito dopo la ricezione. La cattura intelligente dei dati e la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) hanno permesso a Esker di estrarre e catturare in modo accurato dalle fatture le informazioni importanti, consentendo alla contabilità fornitori Qualicaps di visualizzare i dati estratti e le immagini delle fatture in modo simultaneo. Le fatture vengono poi inviate alle business unit appropriate dove personale autorizzato riceve delle notifiche in tempo reale per avvertirlo della disponibilità dei documenti da siglare, nel rispetto delle scadenze dei pagamenti.

 

Grazie a Esker, abbiamo notato una riduzione del 70% del tempo necessario per processare una fattura, dalla ricezione e approvazione, al pagamento”, ha dichiarato Jose Angel Martínez, IT Manager, Qualicaps, Europe. “Inoltre, abbiamo riscontrato un aumento del 70% nella gestione di numerosi documenti aziendali critici che hanno portato a una maggiore efficienza nelle nostre relazioni commerciali sia con clienti che con fornitori. E’ migliorata anche la prevedibilità del flusso di cassa e i nostri fornitori vengono pagati più velocemente - uno scenario win-win per chiunque”.

 

A proposito di Esker www.esker.it

Esker è una delle aziende leader a livello mondiale nella commercializzazione di soluzioni di automatizzazione dei processi documentali.

Le soluzioni Cloud Computing Esker, in grado di dematerializzare qualsiasi processo business, permettono alle aziende di automatizzare la ricezione, la gestione e l’invio dei documenti: fatture fornitori, ordini di acquisto, fatture clienti, lettere di recupero crediti, cedolini paga, corrispondenza dell’area marketing e commerciale, ecc.

Esker aiuta le aziende a ridurre l’utilizzo della carta ed eliminare la gestione manuale, migliorandone la produttività, l’efficienza e l’impatto ambientale.

Le soluzioni Esker sono utilizzate da oltre 80.000 aziende in tutto il mondo come Almet Italia, Roche Italia, Microsoft Corp, Whirlpool, Samsung, Adecco, Hearst Magazines Italia, Grundfos, Manpower, Thomson Reuters e Whirlpool.

Con un fatturato di oltre 36 milioni di euro nel 2011, attualmente ha processato oltre 300 milioni di pagine attraverso le proprie soluzioni Cloud e conta ben 3.500 clienti SaaS.

Con filiali in Nord America, Europa e nella zona Asia Pacifico, Esker è uno dei software vendor francesi che vantano di una presenza internazionale, con il 68% del fatturato conseguito al di fuori della Francia, ben il 41% solo negli Stati Uniti. Presente in Italia dal 1985, con sede a Milano, opera con il supporto di una rete di distributori e partner certificati attraverso i quali garantisce alti standard di servizio.

Esker è quotata in borsa NYSE Alternext a Parigi (Code ISIN FR0000035818) ed è stata premiata come azienda innovativa da OSEO (N° A0605040V), un ente pubblico di Stato, sotto il Ministero dell'Economia, delle Finanze e del Lavoro e il Ministero dell'Istruzione Superiore e della Ricerca senza pari in Europa, la cui missione è quella di finanziare e sostenere l'innovazione e la crescita del business in tutte le fasi critiche della loro vita.

Per ulteriori informazioni:

http://www.esker.com oppure http://www.esker.it

 

Per Informazioni:

Esker Italia

Annalisa Franzetti - Tel: 02/577739.1 § E-mail: annalisa.franzetti@esker.it

 

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