Ottimizzazione nei sistemi e nelle soluzioni di stampa applicate ai servizi legali e giuridici: l’esperienza Teacher Stern LLP, studio di consulenza giuridica londinese

09/set/2014 10.22.14 Sangalli M&C Contatta l'autore

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Vantando un'esperienza di quasi cinquant'anni nell'assistenza ai clienti, Teacher Stern LLP – importante studio di consulenza londinese - ha avuto modo di sperimentare e applicare un numero notevole di cambiamenti nel settore giuridico e nella tecnologia utilizzata per fornire i propri servizi legali. Fondata nel 1967, la società con sede unica, conta 80 dipendenti, ed è specializzata in diverse attività giuridiche tra cui, solo per citare qualche esempio, fusioni e acquisizioni, proprietà commerciali, risoluzione di controversie, media, IT e sport.

Uno dei cambiamenti, avvenuto in seguito ad una ristrutturazione dell’azienda, è rappresentato dall'aggiornamento del parco di stampanti e dispositivi MFP. Le nuove postazioni di computer mettono a disposizione le soluzioni di Imaging di Nuance ad un numero ancora maggiore di dipendenti, i quali potranno apprezzare i vantaggi della produttività derivanti dall'ottimizzazione delle operazioni di acquisizione, archiviazione e workflow dei documenti.

La sfida 

Per implementare le ultime tecnologie applicate alle acquisizione di documenti, workflow documentali e soluzioni di recupero dei costi, sono state effettuate le opportune verifiche che permettono di :

·         migliorare ulteriormente il workflow elettronico e il processo di acquisizione dei documenti esistenti  e semplificare le operazioni di digitalizzazione e fatturazione

·         ottimizzare l'efficienza dei processi di acquisizione dei documenti, al fine di ridurre le tempistiche e migliorare il servizio di assistenza clienti

L’obiettivo di migliorare i flussi di lavoro e la gestione dei cambiamenti applicati ai servizi legali e giuridici  e di incrementare la produttività, ha condotto Teacher Stern LLP ad affidarsi nuovamente alla tecnologia delle soluzioni di Nuance Equitrac.

La soluzione

Nuance Equitrac rappresenta  la soluzione per l’ottimizzazione dei costi, utilizzata da Teacher Stern LLP da quasi vent'anni. Christine Ardis, IT Manager di Teacher Stern, spiega quali sono stati i motivi che hanno spinto l’azienda a scegliere nuovamente le soluzioni Nuance  "Equitrac mantiene ciò che promette. È una soluzione di facile utilizzo, estremamente efficiente che consente un eccellente recupero dei costi; tiene traccia delle copie, delle digitalizzazioni e delle stampe, permettendo così di addebitare i costi ai clienti. Le informazioni estratte da Equitrac  semplificano le attività di gestione delle operazioni relative all’elaborazione di report e fatturazione dell’ufficio amministrativo ".  Sebbene Equitrac  venisse inizialmente utilizzato come strumento di gestione dei centri di costo, con l'evoluzione dei requisiti di digitalizzazione e stampa dell'azienda, il numero di dispositivi associati ad esso, di conseguenza, è aumentato.  Al momento, l'azienda ha installato Equitrac su sei dispositivi MFP e sarà associato anche ai nuovi dispositivi MFP che sostituiranno le unità esistenti. Il livello delle funzionalità in termini di qualità e di facilità di integrazione, utilizzo e gestione, ci condurrà a valutare l’opzione di stampa “Follow You” integrata nei nuovi dispositivi. Con l’obiettivo di avere a regime la soluzione più aggiornata, Teacher Stern prevede di implementare lettori di schede in tutti i dispositivi. L’integrazione della soluzione Equitrac ha mantenuto le aspettative e si è rivelata uno strumento estremamente efficiente: "Il recupero sui costi che siamo riusciti ad ottenere con Equitrac – prosegue Christine Ardis - ci ha ripagato di tutti gli investimenti sostenuti per l'acquisto delle licenze."

Nuance eCopy ShareScan

In aggiunta alle soluzioni Equitrac,  Teacher Stern LLP ha valutato e integrato altri prodotti parte della suite di soluzioni Nuance di Imaging. In particolare: eCopy ShareScan e PDF Pro Office.
Un’integrazione resa necessaria in risposta alle esigenze di digitalizzazione. "Gli scanner utilizzati in precedenza non erano in grado di gestire la quantità di documenti digitali  di cui necessitavamo – commenta Christina Ardis. In passato, con il sistema OCR, la digitalizzazione dei documenti si è rivelata complicata, problematica  e di scarsa qualità. Spesso diventava necessario riformattare i documenti, operazione che richiedeva molto tempo, unitamente alle problematiche di gestione dei documenti digitalizzati di grandi dimensioni, costringendoci a suddividerli in più documenti affinché potessimo inviarli via email”

 "Grazie a eCopy ShareScan, con l’utilizzo completo dei connettori come  Microsoft Exchange e iManage Worksite, l'intero processo di digitalizzazione e assemblaggio dei documenti  è decisamente più semplice ed efficiente” continua Christine Ardis – “con eCopy abbiamo la possibilità di comprimere i documenti digitalizzati senza dover suddividere i file da allegare alle email. I connettori di eCopy ci permettono di inviare i documenti digitalizzati direttamente via email, ad un sistema di gestione dei documenti oppure di pubblicarli sul desktop qualora fossero necessarie ulteriori modifiche”. L’azienda digitalizza tra i 15.000 ed i 20.000 documenti al mese, valore destinato ad aumentare costantemente rendendo il processo di digitalizzazione un must e ponendo eCopy come uno strumento importante e indispensabile".

Nuance eCopy PDF Pro Office

L'implementazione di eCopy PDF Pro Office ha permesso a Teacher Stern di modificare i file PDF in modo semplice e rapido. La soluzione include opzioni quali le impostazioni avanzate di sicurezza che garantiscono l'integrità del documento finale. Semplicità di utilizzo e un set ricco di funzionalità,  fanno di eCopy PDF Pro Office un prodotto di grande valore "Nel complesso, eCopy PDF Pro Office risulta decisamente più economico dei prodotti offerti dalla concorrenza. Uno dei vantaggi più apprezzati dagli utenti è la semplicità con cui PDF Pro consente di digitalizzare direttamente in formato Word”.

 

 

In genere l’implementazione di nuove soluzioni o l’aggiornamento a quelle esistenti possono generare difficoltà di gestione e di apprendimento da parte degli utenti, ma Teacher Stern LLP non ne ha riscontrati. A tale proposito, Christine Ardis afferma: "E’ una soluzione  semplice e diretta, e non sono stati riscontrati problemi durante il processo di formazione del personale. Questo aspetto ci ha confermato quanto l’integrazione e l’utilizzo delle soluzioni di imaging di Nuance rappresentino solo un vantaggio".

Strategia:

·         Nuance Equitrac

·         Nuance eCopy ShareScan

·         eCopy ShareScan Connector per Autonomy iManage Worksite

·         Nuance eCopy PDF Pro Office

Risultati:

Processo di scansione in batch più rapido

Documenti digitalizzati di qualità nettamente superiore

Operazioni di recupero delle informazioni  più semplici e rapide

Audit  trail conferme con le leggi e le normative

 

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A proposito di Nuance Communications, Inc.

Nuance Communications, Inc. è il principale fornitore di soluzioni per l'elaborazione delle immagini e del parlato per aziende e privati di tutto il mondo. Le sue tecnologie ed applicazioni e i servizi erogati migliorano l'uso dei prodotti, trasformando la modalità di interazione delle persone con i dispositivi e i sistemi che utilizzano. Ogni giorno milioni di utenti e migliaia di aziende adoperano le affermate applicazioni di Nuance. Per ulteriori informazioni, visitare il sito Web www.nuance.com.

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