I vantaggi di un software per la gestione delle spese di trasferta

23/feb/2017 16:26:28 Sarce S.p.A. Contatta l'autore

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Ormai da anni le aziende di medie e grandi dimensioni hanno avvertito la necessità di dotarsi di strumenti software per la gestione di note spese e viaggi di lavoro, in maniera tale da snellire i processi e ridurre costi diretti e indiretti.

Quali sono i reali plus offerti dai software di gestione note spese?

Innanzitutto è necessario, ai fini dello snellimento delle pratiche di gestione delle note spese, istruire adeguatamente i software con i dati della travel policy aziendale in modo tale da poter verificare in automatico le spese di viaggio di tutti i dipendenti dell’azienda.

I viaggiatori che utilizzeranno un tool di gestione note spese dovranno poi semplicemente compilare una scheda a video, da desktop o da mobile per segnalare all’azienda le spese effettuate e le circostanze. La propedeutica mappatura della policy fa sì che al momento dell’immissione della voce di spesa, il sistema non accetti importi superiori ai limiti consentiti. In questa circostanza è possibile ridurre la somma inserita o chiedere una autorizzazione preventiva.

La flessibilità di un buon prodotto software di gestione note spese può permettere autorizzazioni a più livelli, operando diversamente per le specifiche aree di tutta la catena del valore aziendale (forza vendite, consulenti ecc.)

Il ricorso all’automazione nella gestione delle note spese mette poi nelle mani dell’azienda un valido strumento statistico e di forecasting. In questo modo è possibile visualizzare l’ammontare totale delle spese di viaggio per singolo comparto o voce.

I vantaggi in termini di riduzione dei costi diretti sono duplici: da una parte si controlla l’applicazione della travel policy per non sforare i massimali con uno strumento di alerting, permettendo eventualmente di intervenire con opportune modifiche; dall’altra si ha uno strumento per negoziare tariffe e convenzioni con i fornitori.

Ogni azienda, di qualsivoglia dimensione, che decida di dotarsi di un software di gestione note spese, per gestire il proprio ciclo di approvazione e non perdere competitività nel business, avvertirà senza dubbio anche la riduzione dei costi indiretti correlata all’automatizzazione della gestione delle note spese: n processo lungo e oneroso, spesso costellato di errori umani che possono costare all’azienda molto più di un software note spese…

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