Gestione documentale: progresso ed archiviazione digitale

05/gen/2011 12.52.47 Sara Borsari Contatta l'autore

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Progresso e legislazione hanno fatto in modo tale che, soprattutto negli ultimi 5 anni,  la gestione documentale elettronica delle aziende venisse affrontata rispetto canoni completamente opposti al passato. Per decenni, anzi secoli, gli uomini, dapprima per ciò che riguardava l’amministrazione comunale, ed in seguito per le proprie attività commerciali, hanno sempre utilizzato carta, carta, ed ancora carta. Avrebbe rappresentato un ennesimo spreco di risorse naturali e tempo il non adeguarsi alle tecnologie disponibili, specialmente dopo l’invenzione del personal computer e della tecnologia digitale.

Grazie all’aiuto di adeguata legislazione che ha reso il processo obbligatorio, le aziende sono ora tenute a effettuare l’archiviazione digitale dei documenti, costringendosi a ottimizzare il lavoro a tutti i costi e ad evitare spese inutili. Si tratta di una metodologia per la quale i tempi di comunicazione, archiviazione e gestione di qualsiasi atto ufficiale relativo alla vita aziendale vengono abbattuti, comportando una minore spesa e soprattutto una praticità unica nel ritrovare documenti che in tempi passati avrebbero richiesto molto lavoro e molto tempo per essere raggiunti.

E’ sbagliato pensare che una archiviazione di questo tipo possa comportare maggiori spese perché strettamente legata a componenti elettronici ed alla capacità dei lavoratori di interfacciarsi con questo tipo di tecnologia. Al contrario è bene sottolineare come si possa risparmiare del tempo nel raggiungimento di un obiettivo altresì molto più complesso da raggiungere.

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