Gestione dei documenti aziendale : come renderla veloce

Gestione dei documenti aziendale: come renderla veloce Tra le procedure informatiche utilizzate da un'azienda troviamo la conservazione sostitutiva.

16/dic/2010 10.05.47 Sara Borsari Contatta l'autore

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Tra le procedure informatiche utilizzate da un’azienda troviamo la conservazione sostitutiva. È una procedura che garantisce nel tempo la validità legale di un documento informatico. Grazie a questa procedura il documento elettronico ha la stessa validità di un documento cartaceo con la differenza che attraverso un documento elettronico le aziende riescono a risparmiare sui costi di stampa, stoccaggio e archiviazione. Quindi la conservazione sostitutiva viene visto anche come uno strumento alternativo alla gestione della carta capace di garantire lo snellimento dei volumi e l’ efficacia dei processi documentali. Attraverso la conservazione sostitutiva la validità temporale del documento diventa pluriennale. Ma come avviene tale processo? Essa avviene attraverso la memorizzazione della relativa immagine del documento sui supporti ottici. Dopo viene l’apposizione, sull’insieme dei documenti, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione. Apponendo la firma digitale si attesta che il processo è stato svolto in maniera corretta. Così finisce il la procedura di conservazione, mentre per quei documenti che vengono definiti “unici” va inserito anche il riferimento temporale e la firma digitale da parte di un pubblico ufficiale. Questa firma attesta che ci sia conformità tra il documento cartaceo e quello informatico.

Oltre a questa procedura esistono altre vie che rendono il lavoro di gestione di documenti veloce, facile , sicuro e legale e sono : kit firma digitale, posta elettronica certificata e fatturazione elettronica.

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