La conservazione sostitutiva legalizza i documenti della Pubblica Amministrazione

Da qualche anno la pubblica amministrazione sta subendo l'influenza del digitale, dell'avanzamento delle tecnologia tanto che si è iniziato a sostituire i documenti cartacei con quelli digitali.

20/feb/2011 10.16.56 Sara Borsari Contatta l'autore

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Da qualche anno la pubblica amministrazione sta subendo l’influenza del digitale, dell’avanzamento delle tecnologia tanto che si è iniziato a sostituire i documenti cartacei con quelli digitali. Uno dei procedimenti più importanti della pubblica amministrazione, in campo di legalità di documenti, è la conservazione sostitutiva. È quel processo informatico che “rende legali” i documenti archiviati digitalmente; questa legalità è veritiera sia a livello fiscale, sia a livello civile. Questo processo permette la conservazione di documenti in modalità digitali così che questi possano essere accessibili e disponibili a tutti i lavoratori della pubblica amministrazione nella loro integrità ed autenticità. I documenti cartacei possono essere distrutti solo dopo essere passati sotto il processo di conservazione sostitutiva e solo in questa maniera si riescono a liberare gli archivi di un ufficio da tutta la carta che per legge si dovrebbe altrimenti mantenere per almeno 10 anni, come previsto dall’ art. 2220 del Codice Civile. Va detto in aggiunta che questo processo di conservazione è preceduto dall’archiviazione elettronica, processo di memorizzare e catalogazione dei documenti in modalità digitale.

Le soluzioni per gestire effettuare la conservazione sostitutiva sono molteplici ma le più utilizzate sono tre:

-          Attraverso l’utilizzo di un software documentale;

-          in ASP , cioè on-line;

-          in outsourcing.

Legata all’applicazione della conservazione sostitutiva legale è anche la fatturazione elettronica che altro non è che l’applicazione pratica dell'archiviazione elettronica.

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