Nei settori Sanitario, Educazione e Finanziario i documenti sono a rischio di non conformità

07/set/2011 10.04.14 Pr NewsWire Aziende Contatta l'autore

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Nei settori Sanitario, Educazione e Finanziario i documenti sono a rischio di non conformità

LONDRA, September 7, 2011/PRNewswire/ --

I settori Sanitario, Educazione e Finanziario non gestiscono e
proteggono i documenti in maniera corretta e conforme alle normative. Questo
è quanto emerge dal Ricoh Process Efficiency Index, uno studio condotto da
Coleman Parkes Research per conto di Ricoh intervistando i manager di 485
aziende di tutta l'Europa. Secondo lo studio il 31% delle organizzazioni
europee perde documenti importanti e il 24% non è in grado di tracciare e
monitorare le informazioni e i dati di business.



"Alcune tendenze, come ad esempio la globalizzazione e i cambiamenti
demografici, causano un aumento dei volumi di dati che le aziende devono
gestire. Entro il 2020 le informazioni digitali cresceranno del 30% e il
numero di file del 60%[1]. Questa crescita, unita ai cambiamenti culturali
in corso nelle aziende, rende necessaria in tutti i settori di mercato una
gestione delle informazioni che sia efficiente e in linea con le normative"
- spiega Carsten Bruhn, Executive Vice President di Ricoh Europe.



Carsten Bruhn continua: "Le aziende, come dimostra il Process Efficiency
Index, ammettono di essere ancora lontane da questo obiettivo, esponendosi
così a rischi di notevole entità e perdendo competitività sui mercati
globali."



Lo studio mette in evidenza come anche i settori maggiormente
regolamentati stiano correndo dei rischi. Il CIO di un'azienda sanitaria
afferma: "Lavoriamo con la FDA (Food and Drug Administration) e l'EMA
(European Medicines Agency), per cui tutte le informazioni alla base delle
attività devono essere protette altrimenti verrebbe messa in dubbio la
validità dei nostri dati." Dall'Index emerge invece come un terzo delle
aziende (29%) del settore sanitario non tenga traccia dei processi
documentali critici.



Riferendosi alla capacità della propria organizzazione di trovare le
informazioni di cui necessita in maniera rapida ed efficace, il CIO di
un'azienda fornitrice di servizi finanziari afferma: "a causa dei volumi di
dati che gestiamo, le attività di search and retrieval risultano
difficoltose e questo costituisce un grosso problema."



Nel settore Finanziario meno della metà delle organizzazioni ha
implementato processi per monitorare i documenti di business riservati e il
20% non fa nulla a riguardo. Le aziende non riescono così ad ottemperare
alla Sarbanes-Oxley che impone loro di assicurarsi che i documenti critici
non vengano alterati, distrutti oppure archiviati erroneamente.



Altrettanto preoccupante risulta il fatto che il 31% delle
organizzazioni europee abbia ammesso di aver perso informazioni vitali, una
percentuale che sale al 38% nel settore dell'Education (scende invece al 14%
nel settore legale).



Secondo la maggior parte delle aziende (52%) coinvolte nell'indagine
questa situazione si traduce in ritardi nei processi. Tra gli altri impatti
negativi citati vi sono danni alla reputazione, mancato pagamento di
fatture, perdita di informazioni vitali, non conformità alle normative e
insoddisfazione da parte dei clienti.



Conclude Bruhn: "le aziende di tutti i settori devono quindi migliorare
l'efficienza nella gestione dei documenti per riuscire a competere nei
mercati globale ed evitare inutili rischi."



"Quando i CIO si apprestano a innovare i processi critici devono
ottenere il supporto del COO e del CEO, perché questo massimizza la
gestione dei cambiamenti organizzativi. Con il supporto del partner, viene
realizzata una strategia di ottimizzazione che consenta di ridurre i costi,
di aumentare l'efficienza e di rispettare le normative specifiche del
settore."



Il Process Efficiency Index può essere scaricato dal link:
http://www.ricoh.it/services-solutions/knowledge-base/white-papers-research/process-efficiency-index/index.aspx



Il Ricoh Process Efficiency Index



La ricerca è stata condotta dalla società indipendente di ricerche
Coleman Parkes Research per conti di Ricoh Europe. Le persone intervistate
sono responsabili dei processi documentali critici all'interno dei seguenti
dipartimenti aziendali: contabilità/finanza, commerciale, legale, HR e
buste paga, gestione delle relazioni con i clienti, del magazzino e della
supply chain. Sono state condotte 458 interviste telefoniche a manager di
organizzazioni di grandi dimensioni (da 1000 dipendenti in su) in Belgio,
Francia, Germania, Italia, Paesi Bassi, Paesi Scandinavi (Svezia, Finlandia,
Norvegia e Danimarca), Spagna, Svizzera e Regno Unito. Le aziende
appartengono ai seguenti settori merceologici: Education, Legale, Servizi,
Sanità, Manifatturiero e Servizi Finanziari. Sono state inoltre realizzate
interviste di carattere qualitativo con i CIO europei per raccogliere il
loro punto di vista sui processi documentali per la loro azienda critici.



Ricoh CompanyLtd è un fornitore globale di soluzioni e servizi che
consentono alle aziende di migliorare i processi di business e la gestione
delle informazioni. Fondata nel 1936, Ricoh Company Ltd ha registrato negli
anni una crescita costante fino a raggiungere un fatturato di oltre 21,1
miliardi di dollari. La crescita è il risultato di due leve competitive: la
ricerca e sviluppo (ogni anno il 6% del fatturato è investito in
innovazione) e l'acquisizione di competenze specialistiche per estendere la
presenza di mercato. A livello globale Ricoh conta 272 filiali e 108.500
collaboratori.



Ricoh Italia è una delle più importanti realtà italiane nel settore
dell'IT con una quota di mercato del 23,8% per quanto concerne le
apparecchiature multifunzione (totale) e del 29,8% nel mercato dei
multifunzione a colori che per l'azienda rappresenta un ambito core (fonte:
InfoSource, 2010). L'offerta di Ricoh Italia è rivolta a quelle aziende che
intendono migliorare la gestione dei documenti e delle informazioni
aziendali, aumentando l'efficienza organizzativa e riducendo allo stesso
tempo i costi. Per consentire alle aziende di raggiungere questi obiettivi
Ricoh Italia propone un'ampia gamma di soluzioni hardware - tra cui
multifunzioni digitali, stampanti laser e periferiche per il Production
Printing - e software per la gestione avanzata del documento (acquisizione,
archiviazione, workflow, distribuzione). A queste soluzioni si aggiungono
servizi - tra cui il Pay Per Page Green e i Managed Document Services - che
permettono alle aziende di innovare e razionalizzare l'infrastruttura
tecnologica di stampa e di document management, portando a benefici quali
ottimizzazione dei costi, riduzione dell'impatto ambientale e possibilità
di fare evolvere il progetto al variare delle esigenze. Con l'Outsourcing
Ricohmette a disposizione delle aziende tecnologie all'avanguardia e
personale qualificato che si occupa di tutte le attività relative, ad
esempio, alla gestione dell'ufficio posta e del centro stampa. L'offerta di
Ricoh va oltre le tecnologie per la gestione dei documenti: con gli IT
Services Ricoh si pone come l'unico interlocutore per la fornitura, il
monitoraggio e la gestione di tutti gli asset IT, tra cui pc, server e
relativi software di base.



1. IDC Managed Print and Document Services for Controlling Today's and
Tomorrow's Information Costs - January 2011 -
http://www.ricoh-europe.com/services-solutions/knowledge-base/white-papers-research/managed-print-and-document-services/index.aspx





Source: Ricoh Europe

Per ulteriori informazioni: Luca Tomelleri, Mktg Communication Manager, Ricoh Italia, Tel. +39-02-91987100, E-mail: luca.tomelleri@ricoh.it, Marta Oldani, Editor & Media Relations, Ricoh Italia, Tel. +39-02-91987680, E-mail: marta.oldani@ricoh.it


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