Consigli per l’organizzazione di una riunione aziendale

26/feb/2014 11.17.42 DadoNet Contatta l'autore

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Di riunioni, nella vita, se ne fanno tante: in famiglia, con i condomini, al lavoro. In ognuna lo scopo è quello di addivenire a un accordo e andarsene con un compromesso soddisfacente in tasca, ma non sempre va così bene, e i partecipanti, magari dopo qualche accesa discussione, si accommiatano con la sgradevole sensazione di non aver concluso nulla di concreto e di avere sprecato completamente qualche ora della propria vita. Questo non deve succedere, specialmente nel caso degli incontri aziendali.

Le sale riunioni di Palermo o di altre città, dunque, devono servire allo scopo. È consigliabile perciò che, unitamente alla proposta di un orario comodo per tutti i convenuti, esse si presentino in maniera accogliente: pulite, ben arieggiate, dotate di un tavolo che consenta facilmente la comunicazione con ciascuna delle altre parti.

Inoltre, sarebbe il caso che intervenissero tra le cinque e le otto persone, non di più, per creare maggiore equilibrio e consentire a ognuno di fare i suoi interventi. I quali, visto che ci siamo, è opportuno che siano essenziali, concisi, diretti, contenenti insomma le informazioni di base.

Poiché è normale che emerga il dissenso (ci si ritrova nelle sale riunioni, a Palermo o altrove, per confrontarsi proficuamente su un argomento), a quel punto bisogna saper gestire la situazione (parliamo ovviamente di chi coordina), cedendo la parola ed evitando di interrompere, sminuire, denigrare l’oratore. È bene non fare uso di generalizzazioni e non saltare alle facili conclusioni.

Sul piano del comportamento, è buona norma riferirsi ai fatti, non agli individui. È importante, poi, coinvolgere i più remissivi a partecipare al dibattito, facendo leva sull’apporto che può dare la loro esperienza passata.

Quando si devono tirare le somme, meglio stabilire chi riguarda la decisione da prendere, se potrà occuparsene e per quanto, e che margine c’è per decidere. Cogliere il clima che si respira è fondamentale: sono tutti soddisfatti? Cosa non è stato detto e cosa cova? Cosa ci si attende dal prossimo avvenire? Se si percepisce una certa stanchezza, è il caso di indire una pausa. 

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