La costruzione di un evento congressuale nasce dal presupposto che si riesca a facilitare l’accesso ai lavori a delegati provenienti da diverse scuole mediche, associazioni ed anche Paesi stranieri.
Tante e diverse sono le esigenze e la gestione implica un’ottima conoscenza del sistema alberghiero del Paese ospitante. Il supporto organizzativo deve consentire un’elaborazione informatica delle schede di registrazione attraverso Il programma di gestione congressuale SEM 2000.
La parte prettamente finanziaria, merita un ufficio dedicato alla raccolta delle quote di registrazione e dei contributi degli sponsors che garantisca il pagamento dei numerosi fornitori della complessa macchina organizzativa.
Solo per cominciare occorre:
selezionare una struttura moderna, efficiente e versatile dove ospitare il convegno
realizzare un ottimo programma d’invito con un supporto on-line oggi indispensabile
predisporre un idoneo ufficio stampa e richiedere il patrocinio
attivare immediatamente la vendita degli spazi espositivi attraverso telemarketing plurilingua
ottimizzare l’agenda operativa sfruttando al meglio il personale e le sale disponibili
approntare una segreteria gestionale esperta e matura, dedicata all’evento
disporre di dati contabili sempre aggiornati e di assistenza legale
La partecipazione può essere riservata a specialisti o medici di base, i relatori devono dimostrare la loro esperienza nello specifico argomento che viene scelto in base ai principi del programma formativo ministeriale.
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