Governance documentale: un elemento ancora sottovalutato dal Top Management, con un impatto diretto sulla redditività

12/ott/2009 10.02.35 Pr NewsWire Aziende Contatta l'autore

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Governance documentale: un elemento ancora sottovalutato dal Top Management, con un impatto diretto sulla redditivit

LONDRA, October 12/PRNewswire/ -- Ricoh (http://www.ricoh-europe.com/) ha presentato oggi una
ricerca da cui emerge che molte organizzazioni in tutta Europa trascurano la
governance documentale, con conseguenze dirette su redditivit e performance
delle rispettive aziende.



Dall'indagine Ricoh Document Governance Index[1], condotta da
Coleman Parkes Research[1], emerge che, sebbene attualmente la spesa europea
per la gestione dei documenti superi un totale stimato di 14 miliardi di Euro
l'anno, con aziende che spendono fino al 5% del fatturato annuo, solo poco
pi di un terzo delle imprese (39%) ha introdotto una strategia per la
governance documentale, con lo scopo di gestire in modo efficace questa
importante area di business. Solo attuando una precisa strategia di
governance documentale, oppure affidando a terzi la gestione di queste
attivit, possibile semplificare i processi aziendali, ottenendo vantaggi
significativi sia a breve che a lungo termine, come la riduzione dei costi e
dell'impatto ambientale, l'incremento della sicurezza e un'allocazione pi
efficace delle risorse.



Nonostante il 77% dei top manager riconosca che una migliore
governance documentale si tradurrebbe in significativi risparmi di costi, in
realt questo processo avviene in modo sporadico e non strutturato. Infatti,
solo il 38% degli intervistati analizza "talvolta" i costi, mentre ben il 17%
non effettua alcun controllo. Considerando che, in base all'esperienza di
Ricoh, le aziende possono ridurre i costi anche del 30%[2], i risultati
dell'indagine suggeriscono come molte aziende stiano perdendo, l'opportunit
non solo di risparmiare, ma anche di incrementare la produttivit del
personale e ridurre l'impatto ambientale.



Dal rapporto emerge inoltre che la responsabilit per la
governance documentale frammentata e decentrata, senza una funzione
specifica che se ne faccia carico in modo esplicito. Infatti, la maggior
parte degli intervistati dichiara che, nelle loro aziende, i responsabili
della governance documentale sono molteplici, mentre il 57% ne affida la
responsabilit ai singoli dipendenti; mentre, secondo il 61% degli
intervistati, la responsabilit - almeno parziale - spetta ai manager dei
vari reparti. La soluzione pi efficace, tuttavia, consiste nell'adottare un
approccio centralizzato alla governance documentale, definendo processi
formali per gestire e monitorare questa attivit, in base alle specifiche
esigenze dell'azienda. Questo tipo di approccio potr cos determinare una
strategia semplificata per la gestione documentale, che incrementer la
produttivit e consentir ai manager di concentrarsi sulle loro attivit
primarie, dando un miglior contributo agli obiettivi di business
dell'azienda.



Come dichiara Simon Sasaki, CEO di Ricoh Europe: "Anche se
l'attuale contesto economico spinge i vertici aziendali a razionalizzare i
processi, molte aziende non effettuano alcun controllo sulle attivit di
stampa, fotocopiatura e trasmissione fax. Preoccupa rilevare che, nonostante
la diffusa consapevolezza dei vantaggi immediati della governance
documentale, gran parte delle aziende europee non ha ancora adottato una
strategia in tal senso. Sottovalutandone le implicazioni, queste aziende
rischiano di perdere opportunit concrete di incrementare l'efficienza e
accrescere la produttivit, riducendo l'impatto ambientale e migliorando la
sicurezza. Occorre prestare pi attenzione a quest'area spesso trascurata,
sensibilizzando i vertici aziendali affinch si impegnino in prima persona in
tal senso e attuando una governance documentale strutturata nel breve e nel
lungo periodo. Quando si parla di documenti, si riscontrano spesso delle
inefficienze; generalmente si tratta di situazioni risolvibili con facilit e
le competenze di Ricoh consentono di proporre soluzioni ad elevato valore
aggiunto, garantendo incrementi della produttivit e della sicurezza,
miglioramento dei flussi di lavoro e soddifazione delle esigenze documentali
dei singoli reparti aziendali".



La governance documentale in pratica:



- Una grande ONG europea, con uno staff di oltre 2.000 persone
in Germania, intendeva garantire maggiore facilit d'utilizzo per gli
operatori, ridurre i consumi cartacei e automatizzare alcuni processi di
fornitura dei materiali di consumo. Ricoh ha standardizzato le stampanti
utilizzate nella ONG e ha introdotto processi documentali che hanno
portato a risparmi fino al 30% nei costi complessivi di gestione
(TCO=Total Cost of Ownership) .



- Un'importante catena di supermercati britannici, con 502
punti vendita e 290 negozi di alimentari, desiderava razionalizzare le
crescenti esigenze di stampa e fotocopiatura, diventate ormai troppo
costose e inefficienti. Esternalizzando tutti i servizi di stampa, in
sede e fuori sede, questo cliente ha potuto risparmiare 500.000 sterline
nell'arco di tre anni, con un risparmio previsto di ulteriori 500.000
sterline nella fase successiva del progetto, che prevede la sostituzione
delle periferiche esistenti con stampanti pi efficienti in termini di
funzionalit e di costi.



- Una multinazionale di calzature sportive, con oltre 30.000
dipendenti nel mondo, disponeva di una ampia rete di vendita che
assorbiva ingenti risorse e richiedeva un sistema elettronico di
fatturazione sicuro, potente e adeguato alle esigenze finanziarie. In
passato questo cliente aveva utilizzato procedure lunghe e complesse per
il coordinamento interno, con una spesa annua di circa 4 milioni di Euro
per l'invio via posta di 4,5 milioni di fatture cartacee. Ora ha affidato
a Ricoh l'intero processo di fatturazione, per gestire sia le attivit su
carta sia quelle per via elettronica. Nell'arco di 3 anni la
multinazionale stima di poter risparmiare 3 milioni di Euro.



Per scaricare il rapporto completo ed approfondire i risultati dello
studio, visitate http://www.ricoh.it/research



Note



Il rapporto Ricoh Document Governance Index



L'indagine Ricoh Document Strategy Index stata condotta per conto di
Ricoh Europe dalla societ indipendente di ricerche di mercato Coleman Parkes
Research. Sono state effettuate 311 interviste a "decision maker" senior di
medie e grandi aziende nei settori di Servizi finanziari, Servizi
professionali, Servizi pubblici e Telecomunicazioni, Aziende di servizi e
Media di tutta Europa. Le interviste sono condotte in Belgio, Francia,
Germania, Italia, Olanda, Spagna, Regno Unito e Irlanda. Tutti gli
intervistati sono responsabili per la gestione documentale nelle rispettive
organizzazioni e sono stati contattati nei mesi di luglio e agosto 2009.
L'indagine stata effettuata in condizioni "controllate" per poter fornire
informazioni rappresentative sull'intera Europa e nell'ambito di ciascun
settore verticale target.



Informazioni su Ricoh



Ricoh Company, Ltd ("Ricoh Company") un leader tecnologico mondiale per
la stampa office e production printing. Lavora con primarie aziende in tutto
il mondo per rinnovare gli ambienti di lavoro e ottimizzare l'efficienza
documentale. Con un organico globale di oltre 108.500 persone, attiva in
Europa, nelle Americhe, in Asia-Pacifico, in Cina e in Giappone.



Ricoh Europe Holdings Plc una societ per azioni e il quartier generale
Ricoh per l'area EMEA - con sedi a Londra (Regno Unito) e ad Amstelveen
(Paesi Bassi) - cui fanno capo 35 filiali e consociate di vendita.



Nell'anno fiscale conclusosi il 31 marzo 2009, il fatturato Ricoh
nell'area EMEA ha superato i 523,4 miliardi di yen, pari al 25% del totale
mondiale. Il fatturato consolidato del Gruppo stato di oltre 2.091,7
miliardi di yen.



http://www.ricoh-europe.com



[1] Per "governance documentale" si intende il modo in cui
un'organizzazione controlla e gestisce i propri documenti. In questa
definizione rientra la gestione efficace dei costi, della tecnologia, della
sostenibilit e della sicurezza dei documenti in tutte le operazioni
aziendali.



[2] Dati relativi ai clienti Ricoh



Per maggiori informazioni si prega di contattare:

Ricoh Europe PLC
Janice Gibson
Tel.: +44-(0)20-7465-1153
E-mail: press@ricoh-europe.com

Luca Tomelleri
Communication Manager
Tel. +39-(0)2-91987100
E-mail: l.tomelleri@ricoh.it
Homepage: http://www.ricoh.it





Source: Ricoh Europe

Per maggiori informazioni si prega di contattare: Ricoh Europe PLC, Janice Gibson, Tel.: +44-(0)20-7465-1153, E-mail: press@ricoh-europe.com. Luca Tomelleri, Communication Manager, Tel. +39-(0)2-91987100, E-mail: l.tomelleri@ricoh.it, Homepage: http://www.ricoh.it


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