La conservazione sostitutiva per dire addio alla carta

21/mar/2012 18.27.19 Sara Borsari Contatta l'autore

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Una procedura informatica e legale che garantisce la validità giuridica di un documento informatico viene definita come conservazione sostitutiva ed è regolamentata dalla legge italiana. Attraverso questa procedura informatica è possibile comparare i documenti cartacei con quelli elettronici, poiché vengano firmati con una firma digitale che permette di rendere immutabile il documento informatico. Per cui è possibile da parte dei soggetti giuridici, cosi come prevede la legge, poter conservare digitalmente dei documenti in formato digitale, sostituendoli con quelli cartacei. La conservazione sostitutiva avviene attraverso la memorizzazione, l’archiviazione in supporti appropriati (non necessariamente ottici) con riferimento temporale e firma digitale da parte dell’ incaricato della conservazione  che certifica il corretto svolgimento della procedura.

L’archiviazione ottica sostitutiva invece permette di ridurre la quantità di documenti cartacei, fino alla completa eliminazione, concedendo in questo modo una conservazione dei documenti solo in formato digitale, garantendone la validità legale nel tempo. Per l’archiviazione ottica sostitutiva vengono utilizzati dei supporti digitali quali ad esempio CD o DVD. È possibile seguire dei corsi specifici per la conservazione sostitutiva, digitando sul web “corso conservazione sostitutiva” si trovano facilmente i riferimenti. In questi corsi vengono affrontati diversi temi che riguardano gli aspetti normativi e tecnici della conservazione sostitutiva. Inoltre vengono presentati i diversi modelli di fatturazione elettronica che viene utilizzata soprattutto dalle aziende permettendo loro la trasmissione telematica dei dati di fatturazione direttamente ai clienti. Tale fattura per essere valida deve essere immutabile e deve contenere al suo interno il riferimento temporale, la firma elettronica qualificata del mittente, la data d’emissione e l’integrità del prodotto di riferimento.

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