Le risposte alle domande più frequenti sulla fatturazione elettronica

08/ott/2008 16.56.17 Ogami Contatta l'autore

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I sistemi di contabilità che richiedono grande dispendio di lavoro manuale e un massiccio utilizzo di documenti cartacei hanno afflitto per decenni i servizi finanziari. Per tenere il passo con il volume delle fatture, gli uffici contabilità di solito rispondono con un aumento dell’organico, ma questa è una delle voci che più incidono sui bilanci aziendali, facendo lievitare i conti passivi.

Di fronte alla necessità di ridurre i costi, per essere conformi ai rigorosi controlli di processo e per fornire accurate e rapide relazioni finanziarie, sono sempre di più le organizzazioni che stanno cercando di sfruttare i vantaggi dell’automatizzazione dei processi d'acquisto e dei cicli di pagamento. Alcune società hanno già implementato soluzioni di fatturazione elettronica, ma a volte questo non è sufficiente: è necessario infatti automatizzare l’intero processo di fatturazione, dall’emissione dell’ordine al pagamento della fattura.


Molte sono le domande che il management aziendale si pone di fronte
alla scelta di quello che è il miglior approccio alle soluzioni e-invoicing per rispondere alle specifiche necessità dell’azienda. Di seguito abbiamo cercato di rispondere ad alcune di quelle che ci vengono rivolte più di frequente nella fase iniziale di definizione di una soddisfacente strategia per l’implementazione di un processo di fatturazione elettronica.

 

- Le offerte vengono sia gli operatori hub sia dalle aziende che offrono connessioni point-to-point. Quale approccio si dovrebbe scegliere?
Il modello “ hub operator” consente di costruire un collegamento iniziale e quindi utilizzare la connessione sia per inviare che per ricevere fatture da parte di aziende collegate direttamente al proprio partner o allo stesso operatore hub. Se si dispone di un grado di organizzazione IT interna in grado di gestire il mantenimento di un ambiente di produzione, è consigliabile prendere in considerazione solo la connettività point-to-point per la fatturazione interna. Per quanto riguarda i rapporti con  clienti e fornitori, però, la connettività point-to-point limita la capacità di raggiungere un’elevata penetrazione di traffico elettronico e richiede molte operazioni manuali quali la gestione delle connessioni, comprese password, user ids, standards, ecc

- Come si sceglie l’operatore migliore?
Ci si dovrebbe basare prima di tutto sulla competenza specifica dell’operatore avvalendosi anche dell’esperienza del proprio partner di rete.

 

- Come comportarsi con l'EDI?
EDI (EDIFACT), è il principale standard per il collegamento dei sistemi di produzione. Per sostenere l'ulteriore sviluppo della connettività EDI, è necessario convertire le fatture EDI  in formato XML. Per questo bisogna assicurarsi  che l’ operatore scelto sia in grado di gestire la conversione.

 

 

 

 

- Abbiamo già in vigore un sistema automatico a scansione della fatturazione. E’ possibile convertire tutte le fatture in formato elettronico?
Se si tratta con “piccoli” fornitori è difficile che si possa ottenere di ricevere a breve tutte le fatture in formato elettronico. Questo significa che ancora almeno per alcuni anni si dovrà fare i conti con la fatturazione a scansione. Tuttavia, poichè molti hub sono stati collegati a centri di digitalizzazione delle loro reti, una soluzione potrebbe essere rappresentata dalla possibilità di passare il proprio volume di fatturazione a scansione a un servizio esterno che se ne faccia carico. Se si utilizza un’organizzazione in-house scanning, si dovrebbe poter riassegnare alcuni membri del personale in attività più produttive una volta che il volume di fatturazione elettronica aumenta.

- Molte fatture vanno all’utente finale. Come comportarsi in questo caso?
In Svezia o la Finlandia, ci sono già alcune banche in grado di essere d’aiuto in questi casi, ma per il resto d’Europa bisognerà purtroppo attendere ancora qualche anno, fino a quando la richiesta di pagamento del sistema SEPA si evolverà e riuscirà a offrire un metodo per l'invio di transazioni a livello europeo anche per il consumatore finale. Se invece si opera su base multinazionale, è bene esaminare a fondo se è la possiblità di pagamento con il sistema SEPA.

- Si parla di OIOXML, TEAPSS, UBL2, E2b, Finvoice e altre normative. Qual’è quella giusta?
Le norme sono fonte di preoccupazione soprattutto per gli operatori hub, che hanno la responsabilità di garantire che il sistema si connetta senza problemi a altri sistemi. Inoltre, anche  all'interno degli standards più utilizzati vi sono delle limitazioni intrinseche. Ad esempio, se un mittente sta usando E2b e Finvoice, questi non consentono al ricevitore di ricevere una fattura in piena immagine.

- Perchè non è possibile inviare o ricevere la fattura elettronica come un messaggio e-mail ?
Attualmente, le fatture elettroniche vengono inviate in una rete chiusa, in cui il mittente e il destinatario sono autenticati dai loro operatori hub. Consentire l’apertura del centro per l’invio o la ricezione di fatture via e-mail aumenta i rischi di spam e virus. Di conseguenza, molti operatori preferiscono mantenere le loro reti chiuse, un po’ come si fa con l’invio dei bonifici bancari che avviene all’interno di network prestabiliti.

- Come si ottimizza la conversione da fattura cartacea a fattura elettronica?
Il metodo migliore consiste nell’elaborare un piano con l’ operatore hub scelto per arrivare a lavorare con clienti e fornitori allo stesso modo, al fine di garantire un aumento dei volumi di fatture elettroniche che consente un rapido ritorno dell’investimento iniziale.

 

- Si può iniziare implementando solo la fatturazione elettronica interna ?
Sì, questo é un ottimo modo per poter iniziare a valutare il pieno potenziale della fatturazione elettronica. Per una verifica completa ed efficace si dovrebbe partire dallo stesso approccio e operatore hub che si intendono utilizzare in un secondo momento nei rapporti con clienti e fornitori esterni.



 

- E’ possibile generare il codice XML per l’emissione delle fatture e trasferirlo ai destinatari ?
Sì, ma è’ preferibile non farlo, a meno di non essere disposti a fornire le fatture in tutte le varianti del formato XML che sono attualmente utilizzate dai destinatari stessi. Tenere il passo con gli innumerevoli standards presenti sui diversi mercati è molto impegnativo e

 

inoltre l'autenticazione degli utenti richiede personale dedicato per gestire user id e password e offrire un helpdesk, tutti compiti che ricadrebbero sulle risorse interne. La soluzione migliore da tutti i punti di vista quindi di solito è affidare all’operatore hub questa parte di lavoro, ottimizzando così costi e benefici.

 

- L’azienda è pronta a ricevere le fatture in via elettronica, ma i fornitori ancora non sono in grado di inviarle. Come risolvere il problema ?
Alcuni operatori forniscono un programma di attivazione che aiuterà i fornitori per l’invio. Questo permette di aumentare il proprio volume di traffico per quanto riguarda la fatturazione elettronica, trasformandosi così in un ulteriore risparmio sui costi sostenuti dall’azienda.

- E’ possibile utilizzare piattaforme diverse da SAP ?
La scelta di un operatore di fatturazione elettronica è paragonabile alla scelta di telecomunicazioni o di operatore di comunicazione dati. Talvolta, l'operatore fornisce l'interfaccia software, ma la vera differenza sta nella scelta del servizio, più che nel software che viene utilizzato. La maggior parte dei principali hub operator comunque attualmente si appoggiano alle piattaforme SAP per l'invio e la ricezione di fatture elettroniche.

 

- Se già si lavora con un fornitore di servizi IT che si vuole utilizzare anche per questo progetto, lo si può utilizzare anche per la parte che riguarda l’hub?
Nella maggior parte dei casi gli operatori hub sono in grado di offrire soluzioni che consentono di interfacciarsi con i principali sistemi IT aziendali. Se però chi vi ha fornito il sistema IT non è a sua volta anche un operator hub, si deve insistere per coinvolgerne uno fin dall’inizio del progetto. E’ importante ricordare che é necessario creare una rete di realtà che possano attivare la fatturazione elettronica e spesso gli operatori hub operano già all’interno di network chesono pronti a condividere con le aziende partner.

 

- Vorremmo iniziare a inviare fatture elettroniche, ma non possiamo giustificare i costi a causa dei pochi fornitori che le richiedono.
L’invio di fatture elettroniche non rappresenta sono un’opportunità di risparmio sui costi, ma è anche un vantaggio che consente di migliorare la propria competitività. Sono sempre di più le aziende interessate a utilizzare la fatturazione elettronica e gli operatori hub lo sanno bene.  Lavorare in collaborazione con loro permette l’individuazione di nuovi contatti che andranno ad aumentare il volume di operazioni svolte insieme.

 

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Nel 2007,  BasWare ha fatturato 73 milioni di Euro di vendite nette. Per il 2008 il target di crescita previsto per i ricavi netti è di un ulteriore 15-20%. Fondata nel 1985, Basware è una società di capitali pubblica quotata alla Borsa di Helsinki. Con headquarter a Helsinki, Finlandia, ha otto filiali negli Stati Uniti e in Europa. www.basware.com  

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